Наши минимальные знания об инкассации денег включают перевозку наличных денег специальной службой в хранилище банка. Это верно, но слишком просто.

Что такое инкассация

Инкассация, что в переводе с итальянского означает «положить в ящик», — это обязательная операция в системе использования наличных денег и других активов, имеющих высокую ценность:

• наличные деньги — дневная или недельная выручка;
• акции, валюта, договорные, уставные или финансовые документы;
• драгоценные камни, слитки благородных металлов.

Компаниям, имеющим лицензию на торговлю, рекомендуется для хранения в собственных помещениях определенная сумма, которую руководство устанавливает на свое усмотрение. Деньги в ежедневном обороте необходимы для:

• сдачи покупателям;
• срочных закупок на общие нужды персонала;
• ремонта внезапно вышедшего из строя оборудования;
• других незапланированных расходов.

Избыток наличности следует положить на расчетный счет.

Кто может заниматься инкассацией выручки

Инкассацией не считаются случаи, когда сдачу денег или других ценностей осуществляют сотрудники фирмы самостоятельно. Данную миссию на законодательном уровне выполняют специальные предприятия или инкассаторские службы банка, с которыми необходимо заключить договор на выполнение платных услуг на выемку, перевозку и сдачу ценностей в банк.

При этом инкассаторская служба гарантирует сбережение ценностей на время их нахождения между заказчиком и банком.

Что входит в функции службы инкассации

Перевозка материальных ценностей от клиента в банк это только одна из обязанностей инкассации. Кроме этого, в перечень работ входит:

• освобождение или наполнение купюрами банкоматов, расположенных в разных точках города;
• перевозка музейных ценностей, ювелирных украшений и бумаг особой важности;
• транспортировка денег с расчетного счета компании в офис для выдачи премии или заработной платы сотрудникам;
• переброска выручки из одного филиала в другой по мере надобности.

Все требуемые от инкассаторской службы услуги следует отразить в договоре о сотрудничестве.

Правила проведения инкассации

Инкассации денег и других активов происходит по следующим правилам:

• ко времени приезда инкассаторов необходимо пересчитать и упаковать отправляемую сумму денежных средств;
• бухгалтер компании или ответственный за передачу денег сотрудник инспектирует удостоверения личности приехавших инкассаторов и сопроводительные документы;
• исполнитель и заказчик подписывают соответствующие инструкции документы и скрепляют печатями: ведомость (3 экз.), квитанции, накладные;
• подлежащие инкассации деньги и ценности складываются в сейфовую сумку, которая в присутствии заказчика закрывается и пломбируется, а саму пломбу следует предъявить для ознакомления заранее;
• переданные материальные ценности перевозятся в бронированном автомобиле в банк, где пересчитываются во время приемки и отправляются на счет заказчика.

Если выемка денег произошла вне банковского времени, опломбированная сумка отправляется на хранение в инкассаторскую фирму. За несоответствие сумм в документах и после проверки в банке инкассаторы ответственности не несут.

Как подобрать подходящую инкассацию

Самое главное в подборе данной услуги — надежность и удобство.  Проще всего выяснить в банке, где открыт расчетный счет компании, имеется ли там инкассаторское подразделение. В этом случае можно сэкономить на расходах: клиентам банка обычно предоставляются скидки на сопутствующие услуги. Часто банки со своей стороны заключают договоры с инкассаторами и работают с ними на постоянной основе. В случае поиска сторонней организации необходимо придерживаться следующего плана:

1. Выбрать несколько претендентов, сравнить стоимость и принцип расчета услуг.
2. Изучить режим работы: обслуживание осуществляется только по согласованному графику или по заявке заказчика.
3. Выяснить, как быстро после выемки деньги окажутся на счете фирмы.
4. Поинтересоваться репутацией будущего партнера в сети и у знакомых.

Без инкассирования можно обойтись при небольшом обороте денежной массы, выполняя транспортировку самостоятельно, или переведя большинство расчетов в безналичную форму.

Безопасность материальных ценностей значительного размера можно доверить группе компаний «Русская охрана». Организация более 11 лет работает в этой сфере и включает 13 подразделений в разных регионах. Среди наших преимуществ:

• высокий уровень квалификации сотрудников — от рядовых служащих до менеджеров высшего звена;
• способность быстро разработать эффективную стратегию защиты ценного груза;
• комплексный подход — специалисты «Русской охраны» проведут анализ безопасности объекта, исследуют пути перемещения и выберут наиболее безопасный и удобный маршрут;
• конфиденциальность и строгое соблюдение законодательства.

В работе группа «Русская охрана» применяет современную технику и оборудование, оснащенные согласно требованиям безопасности.