В процессе ведения предпринимательской деятельности не обходится без обращения с наличными деньгами, а также материальными или документальными ценностями. Хранение их в неподготовленных местах – не лучшее решение. Требуется закупать специальное оборудование и сейфы, устанавливать сигнализацию и возлагать лишние нагрузки на персонал с заполнением соответствующих вакансий. Оптимальным выходом становится заказ услуги инкассации в специализированной службе.

Когда нужна услуга

Инкассация – официальная банковская операция по сбору, транспортировке и сдаче наличных денежных средств или иных ценностей (документов) в назначенное место (финансовую организацию, предприятие, частному лицу).

Услуга требуется для:

• соблюдения ограничений по остатку наличности в кассе юридического лица;
• быстрой и регулярной доставки ценностей по месту назначения;
• безопасного перемещения и хранения ценностей с максимальной защитой от злоумышленников.

Преимущества:

• передача собственных рисков другим лицам;
• обеспечение безопасности ценностей вооруженными сотрудниками с принятием материальной ответственности;
• экономия времени на транспортировке и нахождении в очереди для сдачи по месту назначения;
• быстрое зачисление денег на расчетный счет без падения оборотов.

Недостатки:

• бюрократические издержки при подготовке и заключении договора с лицензированными службами;
• регулярное заполнение требуемых документов и упаковка ценностей в мешки строго к назначенному сроку;
• оплата холостого выезда в случае неготовности к сдаче.

Как заказать услугу

Вначале проводится подготовительная работа, чтобы заказать инкассацию. По времени она может длиться несколько недель:

1. Создание требуемых условий – подготовка свободного проезда с возможностью парковки рядом со входом, недопущение скопления посторонних лиц по маршруту движения, оборудование изолированного помещения, закрываемого на ключ.
2. Выбор подходящей службы, имеющей лицензию, и подача предварительной заявки для оформления договора по установленной форме.
3. Согласование стоимости инкассации – при отсутствии тарифов в открытом доступе цены оговариваются индивидуально.
4. Изучение пунктов договора с уточнением деталей – обязанности сторон, время инкассирования и ожидания приема, принадлежность мешков для упаковки, порядок действий при обнаружении ошибок.
5. Подписание договора обслуживания. В случае заказа услуги инкассации в банке, ведущем расчетный счет, – двусторонний; в отдельной службе – трехсторонний (заказчик, банк и компания).
6. Согласование графика прибытия сотрудников или договоренность о заказе услуги по телефону.
7. Предоставление образца пломбы.
8. Изучение инструкции, обучение исполнителей подготовке ценностей к передаче и заполнению документов.
9. Передача службе инкассации реестра объекта.

И не менее важный пункт – проверка готовности к первому приезду, устранение выявленных недостатков.

Порядок и этапы инкассации

Процедуру условно можно разделить на несколько этапов.

Перед приездом инкассаторов

1. Подготовка наличности или ценностей к препровождению. Применяют пломбиры, штампы, печати и пр. Количество мешков рассчитывается по объему. Для каждой сумки установлен порядковый номер, пломбировка выполняется по определенным правилам.
2. Пересчет и упаковывание всех ценностей согласно инструкции перед распределением по мешкам.
3. Составление препроводительной ведомости, накладной и квитанции к каждому инкассаторскому мешку.

Пломбировка сумок для передачи.

Приезд инкассаторов

Прибывший сотрудник показывает материально ответственному лицу служебное удостоверение, доверенность, явочную карточку и пустой мешок, а кассовый работник предоставляет образец пломбы. Далее происходит:

1. Выдача заполненной сумки и документов (квитанция и накладная). Препроводительная ведомость вкладывается в сумку с наличностью.
2. Осмотр целостности, сличение пломбы с предъявленным образцом, проверка правильности оформления документов, прежде всего равенства указанных сумм, совпадения номера на сумке с указанным в карточке.
3. Заполнение кассовым работником явочной карточки при отсутствии замечаний.
4. Сверка суммы средств и номера сумки, указанных в документах, и возврат кассовому работнику квитанции к сумке, подписанной инкассатором с оттиском штампа.

Ошибки и нарушения, выявленные в упаковке или оформлении ведомости, разрешается устранять в присутствии инкассатора. В случае превышения установленного лимита присутствия у заказчика выполняется вторичный приезд по плану в удобное время в зависимости от графика работы. Информация о повторном заезде вносится в соответствующий раздел явочной карточки.

Стоимость услуги инкассации при холостом выезде определяется в договоре.

При отказе кассового работника сдать сумку делается запись «Отказ» с указанием причин под роспись.

Сдача наличности оформляется расходным ордером.

Транспортировка и сдача ценностей по месту назначения

После получения материалов в силу вступают внутренние правила службы инкассации с полной ответственностью ее сотрудников за сохранность ценностей. По прибытию к месту назначения инкассаторы действуют по инструкции с проведением определенных действий и оформлением необходимых документов.

При поступлении сумки в банк проверяется:

• правильность заполнения сопроводительных документов;
• отсутствие повреждений сумки и штемпеля;
• соответствие номеров в накладной и на сумке.

При отсутствии замечаний наличные средства принимаются и после документального оформления деньги платежом переводятся на счет заказчика.

Данная процедура аналогичным образом выполняется при инкассации физическим лицам.

Кто оказывает услугу

Согласно Федеральному закону 1990 года «О банках и банковской деятельности» услуги по инкассации векселей, денег, расчетных и платежных документов регулируются нормативными положениями Центрального банка России.

Услуги инкассации могут выполнять:

• Российское объединение инкассации;
• службы и подразделения кредитных финансовых учреждений;
• юридические лица – специализированные инкассаторские компании, имеющие лицензию Центрального банка России.

Цена для физических и юридических лиц

Стоимость услуги инкассации в Москве для юридических лиц не сильно отличается от стоимости для физических лиц. На формирование тарифов инкассаторских услуг влияют следующие факторы:

• вид услуги и способ ее оказания;
• выбранный метод сопровождения;
• сумма экспедируемых наличных средств;
• протяженность и сложность маршрута;
• назначенное время суток;
• периодичность (число) заездов.

Стоимость инкассации рассчитывается индивидуально для каждого клиента и закрепляется в договоре на оказание услуг. Обычно стоит инкассация в пределах от 0,1 до 4% от суммы заказа. Кроме того, в процессе расчета учитываются:

• предоставление группы сотрудников – инкассатора-водителя, охранника и др.;
• аренда спецтранспорта и машины сопровождения;
• охрана представителя клиента с ценностями на автомобиле заказчика;
• доставка клиента с ценностями на указанному адресу;
• пересчет наличности;
• другие условия.

Цена может быть снижена при наличии расчетного счета в банке, предоставляющем услугу инкассации.